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2007年6月28日  56苹果彩票网网

  在全球经济试图摆脱衰退之际,成本控制成为新的商业颂歌。突然间失去了增加收入的能力,企业被迫想方设法控制成本,以保持利润。

  现在,大多数企业在缩减内部运营成本方面已经黔驴技穷,而开始盯着扩展的供应链上的成本。这是很有道理的:在外部供应商身上的支出,是大多数企业支出项目中最大的一笔,每收入1美元,大概就有50美分花在这上面。要有效地控制这一方面的成本,首先就要对公司的支出进行透彻的分析。

  支出分析(Spending Analysis)应用正确,能够为识别支出模式提供所需的洞察力;最大化购买的调控能力;执行信息化的资源采集和供应管理决策;推动遵守合约和供应商绩效的持续改善;优化预算和计划;测量成本、通货膨胀和其他因素变化所带来的影响。

  Aberdeen的发现

  在2002年11月,Aberdeen Group和Penton Media 的供应链团队一起,对全球157企业的支出分析流程进行了研究。这项研究发现,全球的企业一起掩盖着一个不可示人的小秘密:几乎没有企业真正了解他们的支出具体是多少,用在什么产品和哪个供应商身上。

  虽然,有约80%的被调查企业认为支出分析对他们的成功“非常重要”或“至关重要”,13%的供应链管理人员认为支出分析“重要”,剩余的5%认为“有点重要”,而没有人选择“根本不重要”。令人吃惊的是,只有51%的企业已有正规的支出分析。总体上,大企业比小企业更倾向于进行正规的支出分析。支出分析的标准化很可能就是促使大企业能缩减16%的总支出,而中小企业只能做到11.8%的原因。

  如果不重视,或者在匆忙或特定的情况下才做支出分析,会导致分割的购买策略,从而导致不当的购买决策和失去节约成本的机会。据Aberdeen保守的估计,支出分析能力不足使企业每年失去了节约2600亿美元的机会。

  看到这样的结果,可以毫不夸张地说,支出分析不足是企业的一种流行病,使企业无法通过控制成本来最大化企业绩效。

  支出分析的障碍

  如果支出分析如此关键,为什么对很多企业来说还是一个挑战?支出分析一直以来都是耗时和耗力的过程,要求合并和分析从企业内部、外部多个业务系统中提取的数据。难怪,最典型支出分析项目需要花费几星期,甚至几个月才能完成。Aberdeen的另一项研究发现,支出分析活动占用了一个管理日常用品的经理1/3以上的工作时间。

  Aberdeen认为,妨碍有效支出分析的五大障碍是:

  不同的数据源 支出信息存在企业内部的多个业务系统中,包括应付账目、总账、ERP、采购系统等。关键的支出信息也存在企业外部系统中,包括信用卡、采购卡(Procurement-Card,P-card)系统,自动票据交换所(ACH,Automated Clearinghouse),以及外包服务提供商的业务系统等。

  从这些全然不同的系统中收集数据一直是手工的、费时的过程。更糟的是,大多数公司只从内部的财务系统中抽取支出信息。这样狭窄的定位,使企业不容易看到企业支出的全貌,迫使企业在信息不全的条件下制定采购和供应链管理策略。

  不准确或者不完整的支出数据 有效支出分析所需要的详细信息是在ERP和其他非结构化系统中找出来的。这些信息经常会有错误或丢失关键数据项,比如供应商的名字、产品属性或者账簿代号等。

  专业分类能力有限 修正支出数据错误需要员工使用产品和数据属性方面的域名专业技术,不同的员工会采用不同的专业技术,这会导致数据检测、清理和分类活动产生不可预知的结果。更为复杂的是,企业试图将这一流程自动化,就把数据清理和分类的任务交给对产品和服务缺少理解的IT人员。这样,经常导致支出信息分类错误。

  不一致的命名习惯 多个部件的数据在整个企业里都被当成一个产品;同样地,一个供应商在不同的系统里又有不同的名字(比如I.B.M,IBM或者International Business System);很多时候,企业把一个公司不同的业务部门当作多个独立供应商。被调查的企业中,60%的使用自己开发出来的一套规则来给支出信息分类,这样就给整合和分析外部系统或新并购的企业系统中的支出数据造成了困难。

  分析能力有限 超过60%的被调查企业仍然使用基本的电子数据表为管理和分析支出信息的主要工具。这使得分析所能达到的深度和广度都有限制。

  改进支出分析的法宝

  医治这种企业疾病的药方是什么?这项研究指出,那些正从其支出分析中获取最大回报的企业们身上,体现出五种“最佳行为”:

  扩展分析对象 平均而言,对企业的一半以上支出项目进行分析的企业能够缩减13.7%的成本;相对而言,那些分析覆盖率低于50%的企业只能达到10%甚至更少。成本分析通常包含的项目有:企业通常所需的运营物品和服务,包括IT设备、办公用品、专业服务、软件、办公设备和家具、修配产品、IT服务以及差旅费等。

  在企业范围内分析支出 支出分析所产生的成本缩减的多少和这个项目在企业里的实施范围直接相关。在整个企业范围里实施支出分析的企业能够获得的总成本缩减,几乎是那些只在指定部门运用的企业的两倍。

  对支出数据进行详细的分类 对支出数据的分类越详细,企业就越能更深入地看到支出中存在问题,并能从中缩减更多不合理的支出。

  用相关业务数据充实基础支出数据 最常见的充实核心支出数据的方法,是标明所有供应商之间的“母子”关系(比如,要认识到GE Plastics和GE Commercial Finance 都是通用电气的子公司)。

  将核心支出分析流程自动化 不到一半的企业运用了自动支出分析工具。总的来说,采用自动化手段的企业对其支出分析的满意度是那些依然手工作业的企业的两倍。

  面对全球经济的低潮,企业再也不能忽视支出分析这个问题了。这里提到的因素表明,改进支出分析方法,对于企业在低谷中生存,以及经济复苏后增强竞争力都是关键的业务策略。

  支出分析的核心流程

  支出分析是收集、清理和分析企业支出数据,以便缩减成本和改善运营绩效的过程。

  Aberdeen Group的相关研究认为,有效的支出分析包括五个核心流程:

  抽取:理想状态下,企业应该从内部和外部商业系统中抽取所有的支出数据。

  检验:在分类和分析支出信息前,企业必须确保数据文件是准确和完整的。

  清理和分类:企业必须对支出数据的成分和特性进行合理化和分类调整,去除不同命名习惯的不一致之处。为了达到有效的分析,企业必须把清理后的数据按照行业标准分类体系或者企业特定的分类法分类。

  充实:详尽的支出分析要求企业用相关的业务信息,包括合同条款、建议的替代部件、供应商的财务状况和业务信息等,补充清理后的数据。

  分析:为了有效利用支出信息,企业里的各方面的员工——从日用品管理者到规划者、财务经理—必须能够用先进的报表和分析工具访问和分析这些数据。

  对以上活动频繁和反复执行的能力,是企业能够在目前市场上获得竞争优势的最佳能力。

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